每到年终岁尾，大家都会被上级要求做工作的总结和计划，日常工作中，也经常要做，似乎是一项普通和简单的工作，其重要性和意义毋庸置疑，不必赘述，但我们很多人却总是苦恼于如何将它做得更为详实和科学。因为从事人力资源工作，经常可以接触到各个层面的同事所做的总结和计划，同时也通过和以德赫斯公司为代表的欧美国家企业工作人员的接触，了解了他们是如何做工作总结和计划的，真是千差万别，便越来越深地感觉到，总结和计划，是一项讲究科学性和系统性的工作，是有很多工具可以应用的，它能直接带动工作绩效。大家表面上重视，但却缺乏方法，难以切实做到PDCA（计划、实施、检查、处理），导致很多时候，我们所做的总结和计划，带有明显的“中国式”特点。
首先就让我们来看看，“中国式”同“欧美式”的总结和计划有哪些区别：
（图表）
并不是崇洋媚外，看了上述区别，我们不得不佩服“老外”在工作总结和计划上的先进性，也许我们就可以从“目的、内容、形式、后续跟踪”这四个方面来努力，引入“欧美式”思维方式，来做好工作总结和计划。
一、目的
首先，一定要深刻理解这一点，总结和计划是为自己而做的，为了全面掌握和分析自己各方面工作的实际状态和情况，从而改进绩效，也为了事前做好实施方案，促进目标更好达成，所以这就决定了无论有没有人要求，我们都应该在单项、或者阶段性工作开始前做充分计划，并在结束后，做全面总结。摆正了这件事的目的，就决定了做这件事的频率和要求，一定是每个单项和阶段性工作之前之后都要做，一定是为了分析问题所在，并在下一个管理循环中改进而做。
二、内容
总结中的每一处表述，一定是切实反映工作完成的流程、程度、结果、问题、建议、改进方案等。计划则务必包括目标、促进目标达成的关键方面、计划达成的考核指标、具体行动计划等几个重点。这里特别向大家推荐一种做工作计划的好方法——平衡计分卡（详见苏珊娜特纳《管理者的管理工具》第三版），简单用图来表示这种方法的思维方式如下：
（图表）
用这种方式制定工作计划有如下步骤：
1. 确定总体目标
2. 将目标分解为几个主要方面
3. 为每个方面设定策略目标
4. 确定每个策略目标的实现有哪几个关键制胜因素
5. 确定衡量策略目标是否实现的量化指标
6. 为目标实现、指标达成设定行动计划
最终，将构想和战略转化为切实的行动计划，以往工作中我们经常省略前几个环节，目标还不清晰的时候，就直接想什么时间做什么，耗费很多精力，但却事倍功半。另外，如何确定衡量工作效果的量化指标也是个难点，但这却是总结和计划能否切实的关键。在整个总结和计划过程中，都应该遵循“SMART”原则：
（图表）
这是一种方法，也是一种思维方式，看似很简单，却有很系统的效果，首先设立整体目标，分项再设目标，使所有构想或战略转化为行动，员工所有行动围绕目标达成；其次，关键制胜因素要求员工思考各项工作的关键点，工作不盲目；第三，策略性标准实际就是员工给自己设定的考核指标，要求量化，为我们设定考核KPI指标提供了素材；第四，可经常反馈总结，监督各部门、岗位员工工作进展； 最后，可以企业总体计分卡为基础，按部门和层次向下创建更为详细的卡片，以便将企业整体战略分解到日常工作中。
三、形式
曾经有一次参加有德赫斯公司财务总监参与的会议，我们的工作人员在汇报时，用“提高了、增强了……取得了很好的效果”来描述工作成果，当时Max先生马上条件反射般地问了几个数据，用以帮助他了解工作的实际进展，这种数据化的思维深入西方人的脑子，可偏偏难以贯彻到我们东方人工作的各个方面。其实数据就在我们手边，整理和分析数据的方法多年前就已经被管理界整理并传授出来，只是我们没有关注和掌握。比如进行数据分析时，通常应进行四个方面比较：和自身的同比、环比，和外界的竞争对手和行业平均标准比。还有很多管理工具可以应用到总结与计划中，比如下面这些：
（图表）
总之，用详实的数据、事实，采取简明直观的表达方式，替代原来那些模糊的语言描述，可以直接有效地帮助我们做出总结和计划。
四、后续跟踪
去过日资企业参观，前段时间又去了宝马公司参观，无论日式的精益管理或是欧美的看板管理，无一例外都在强调把工作成果明确直观地体现出来。要求生产部各班组做提升效率的改革改造，就要求每个月都把改进项目的现场图片、效率提升数据张贴在看板上；要求某部门通过培训提升员工素质，就把全年培训甘特图贴在看板上，每过一个月更新一次进度条……每一项计划的确定，一定有持续的跟踪，跟踪的结果一定和员工、部门的绩效挂钩。这样工作总结和计划才能成为推动绩效提升的有力工具，它才不再是我们形式上的负担，而是每天工作都离不开的伙伴。
做好工作计划和总结，首先是观念和认识上的改变，其次掌握工具和方法，然后应用在实际工作中，要做到后续的跟踪，以及与绩效考核的挂钩。如果单凭提倡有能力和领悟力的员工自己应用，但不设定明确的方式、流程、考核要求，那么可能只有这些员工有提高，所以在摸索出合适的工作计划管理模式后，集体去应用和实践，这样才能大幅促进组织绩效的提升。
亲爱的同事们，就从你马上要做的这项工作总结和计划开始，掀起一股“欧美范儿”吧！
